Gegevens in de dienst
We verwerken je naam, e-mailadres, een wachtwoordhash, organisatie- en website-instellingen, lidmaatschappen, berichten en klantinformatie uit de widget of een bevoegde integratie. Privébijlagen staan los van openbare websitebestanden. Sessie- en beveiligingsgegevens ondersteunen inloggen, misbruikpreventie en probleemonderzoek.
Doeleinden
Accountgegevens maken de aangevraagde dienst mogelijk. Gespreksgegevens worden gebruikt voor berichten, zoeken en relevante meldingen. Beveiligingsgegevens helpen de dienst beschermen en misbruik onderzoeken. Interne notities zijn alleen voor bevoegde collega’s en worden niet meegestuurd met bezoekersberichten of AI-gesprekscontext.
Noodzakelijke opslag
De webapp gebruikt een sessiecookie. Een taalvoorkeurcookie onthoudt je keuze. De widget bewaart een websitegebonden bezoekerssessie zodat anonieme geschiedenis in dezelfde browser terugkomt. Na wissen daarvan begint een nieuwe anonieme sessie. De marketingwebsite bevat geen advertentietrackers.
Organisaties en hun klanten
Organisatie-eigenaren bepalen welke websites de widget gebruiken en wie gesprekken mag zien. Een bedrijf dat SupportWhale gebruikt blijft verantwoordelijk voor het eigen gebruik van klantgegevens. Heb je een bedrijf via zijn widget gesproken, benader dat bedrijf dan eerst over je gespreksgegevens.
Dienstverleners en AI
Applicatie en database gebruiken DigitalOcean-infrastructuur. De zoekindex is afgeleid van de database. Ingestelde mail- en privéopslagproviders leveren die functies. Als een organisatie een AI-agent inschakelt, ontvangt de gekozen DigitalOcean-inferencedienst de benodigde openbare gespreksberichten en de instructies en kennis van die organisatie. Zet geen geheimen of onnodig gevoelige gegevens in agentkennis. Menselijke overname stopt volgende automatische antwoorden, maar trekt geen al verzonden providerverzoek terug.
Facturatie en betalingen
Voor betaalde pakketten en credits verwerken we je facturatienaam, e-mailadres, adres, land en eventueel btw-nummer, samen met btw-validaties, gebruik, betaalreferenties en facturen. Mollie verwerkt betaalgegevens en toestemming; SupportWhale bewaart betaalidentificaties en statussen, geen kaartnummers of beveiligingscodes. Btw-nummers kunnen worden gecontroleerd via VIES van de Europese Commissie. Facturatie is alleen toegankelijk voor bevoegde rollen. Facturen en bijbehorende gegevens kunnen vanwege wettelijke verplichtingen bewaard blijven nadat een account of gesprek is verwijderd.
Bewaren en verwijderen
Actieve accounts en organisaties bewaren de gegevens die nodig zijn voor hun gebruik. Accountverwijdering verwijdert persoonlijke toegang en lidmaatschappen en anonimiseert verwijzingen in bewaarde teamberichten. Organisatieverwijdering blokkeert direct de toegang en plant het verwijderen van bijbehorende gegevens en privébestanden. Voor back-ups, beveiligingsgegevens en wettelijk vereiste registraties kunnen aparte bewaarcriteria gelden. Verwijdering betekent niet dat iedere back-up direct fysiek wordt gewist.
Je keuzes en verzoeken
Pas je profiel en meldingsvoorkeuren aan in Accountinstellingen. Via onze contactpagina kun je inzage, correctie, export of verwijdering aanvragen. Vermeld het betreffende account of de organisatie; we kunnen bevoegdheid controleren voordat we gegevens verstrekken. Rechten en beperkingen hangen af van de verwerking en toepasselijke wetgeving. Je kunt ook contact opnemen met je privacytoezichthouder.
Contact
Neem contact op met SupportWhale-support over deze verklaring of je gegevens. SupportWhale wordt aangeboden door BladeBV. We werken deze verklaring bij wanneer het gegevensgebruik verandert.